Qualitätsmanagement

Zur fachlichen und organisatorischen Qualitätssicherung setzt die PFI Planungsgemeinschaft ein Qualitätsmanagement ein, das sogenannte Projekt–Bearbeitungs-Managementsystem; kurz PBM – System. Alle Techniken und Maßnahmen zur internen und externen Qualitätssicherung sind in diesem Qualitätsmanagement-Handbuch festgehalten. Wir haben uns für dieses interne Qualitätssicherungssystem entschieden, nach dem wir Teile des Unternehmens bereits nach DIN-ISO 9001 zertifiziert hatten und wir feststellen mussten, dass diese Form des Qualitätsmanagements für Ingenieurbüros nicht zu optimalen Ergebnissen führt. Durch die Entwicklung eines auf die Belange eines Planungsbüros zugeschnittenen Projekt-Bearbeitungs-Managementsystems gelangen wir zu einer besseren Qualität und Effizienz.

In Form eines web-basierten Systems werden verschiedenste Dokumente zur Verfügung gestellt, die auf Grundlage der Erfahrungen aus der Abwicklung zahlreicher Projekte erarbeitet wurden und fortlaufend gepflegt, aktualisiert bzw. erweitert werden. Es besteht inzwischen aus mehreren hundert Dokumenten. Auf dieses elektronische QM-Handbuch können alle Mitarbeiter:innen über das PFI-Intranet jederzeit zugreifen, auch von extern im Rahmen von Vor-Ort-Terminen. Die Anwendung ist für alle Mitarbeiter:innen verpflichtend. Insbesondere über die Handlungsanweisungen und Checklisten wird sichergestellt, dass keine Projektbelange unberücksichtigt bleiben und die für die Projektrealisierung erforderlichen allgemeingültigen Richtlinien in ihrer jeweils aktuellen Form angewendet werden

Die Dokumente werden im PBM in fünf Dokumenttypen kategorisiert:

  1. Anweisungen enthalten verbindliche Festlegungen für die Handhabung bestimmter Vorgänge. Alle Mitarbeiter:innen sind verpflichtet, entsprechend der Anweisungen zu handeln.
  2. Checklisten stellen in kompakter Form alle Aspekte zusammen, die zu berücksichtigen sind.
  3. Leitfäden sind ausführlichere textliche Beschreibungen bestimmter Vorgänge, die auch zur Erläuterung von Checklisten oder Vorlagen dienen können.
  4. Vorlagen sind Word, Excel oder andere Dokumente, die als einheitliche Grundlage für die Erstellung von Dokumenten dienen.
  5. Informationen sind intern oder extern erstellte Dokumente mit für den Bereich relevanten Informationen.

Wir arbeiten grundsätzlich nach dem Vier-Augen-Prinzip, wobei in erster Linie der/die Projektleiter:in die Prüfung und Freigabe der Dokumente übernimmt, die die anderen Mitglieder des Projektteams erarbeiten. Um auch bei der Arbeit des/der Projektleiter:in eine entsprechende Qualitätssicherung zu gewährleisten, ordnen wir jedem Projekt hausintern eine:n sogenannte:n Qualitätsingenieur:in zu. Diese Qualitätsingenieur:innen sind sehr erfahrene Mitarbeitende, die die Projektleiter:in fachlich und organisatorisch unterstützen und die Einhaltung der Bearbeitungsqualität sicherstellen, auch was die Berücksichtigung technischer und vergaberechtlicher Vorgaben betrifft. Der/die Qualitätsingenieur:in kontrolliert die Einhaltung der Bearbeitungsqualität, der Termine und der Kosten.

Die durch uns durchgeführten Projekte werden im Rahmen von Projektabschlussgesprächen sowie ein Auftraggeber:innen-Feedback evaluiert. So können durch einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess Chancen in folgenden Projekten direkt identifiziert und Risiken eliminiert werden.

Nicht zuletzt legen wir großen Wert auf die laufende Fortbildung und Qualifizierung unserer Mitarbeitenden, bei dem neben dem internen Austausch im Rahmen eines technischen Forums jährlich mehrere externe Veranstaltungen als Einzel- oder Inhouseveranstaltungen besucht werden.

Durch die Anwendung des oben dargestellten prozessorientierten Qualitätsmanagement – Systems werden folgende Qualitätsziele erreicht:

  • Sicherung der Planungsqualität
  • Erhöhung des Auftraggebernutzens
  • Steigerung der Bearbeitungseffizienz
  • Vermeidung von Fehlerquellen
  • Verbesserung der Wirtschaftlichkeit

Unseren Auftraggeber:innen sichern wir dadurch

  • einen umfassenderen Service,
  • eine termin- und kostenbewusstere Projektabwicklung,
  • und transparentere und nachvollziehbarere Strukturen

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